Hauptfunktionen des Reservierungssystems

  • Gruppenkursreservierungen

    Jede Aktivität kann eine beliebige Anzahl von Plätzen oder Plätzen auf der Warteliste haben. Wenn ein Platz frei wird, schickt das System an den ersten Angemeldeten aus der Warteliste automatisch eine SMS und E-Mail mit der Meldung, dass es einen freien Platz gibt. Das Reservierungssystem achtet auf eine minimale Kapazität. Wenn die Mindestteilnehmeranzahl nicht erreicht wird, verschickt das System eine SMS an alle angemeldeten Teilnehmer und an  den Trainer.

  • Geschlossene Kurse

    Man kann die s. g. geschlossenen Kurse im System einlegen, die regelmäßig, z. B. wöchentlich veanstalten. Der Benutzer bucht den ganzen Kurs, bspw. für alle 10 Termine zugleich. Wenn er dann eine Stunde vom ganzen Kurs absagt, kann er die sogenannte Ersatzstunde bekommen, die er für einen anderen Kurs oder eine einmalige Aktivität später nutzen kann.

  • Kinderregister für Kinderaktivitäten

    Das System bietet die Verwaltung von Kinderaktivitäten an. Wenn die Eltern eine Kinderaktivität für ihr Kind buchen, kann dessen Name im System gespeichert werden. Außer Namen ist es möglich, viele andere Angaben in Evidenz zu halten - Kinderalter, Gesundheitseinschränkung usw.

  • Rabattcodes / Gutscheine

    Sie können im System eigene Rabattcodes einstellen und auch ihre Gültigkeit eingeben. Nach dem Angeben eines richtigen Codes erhält der Nutzer einen Buchungsrabatt. Die Rabatte können entweder prozentuell oder in Betrag angegeben werden.

  • Warenverkauf und Lagerführung

    Unser System bietet Ihnen an, verschiedene Produkte einzulegen (Getränke, sportliche Hilfsmittel u. a.) und diese an Kunden zu verkaufen. Die Ware wird nach der Auswahl entweder bar bezahlt oder einfach vom Guthaben abgezogen. In diesem Zusammenhang können Sie eine einfache Lagerevidenz führen. Alle verkauften Waren werden dabei in Evidenz gehalten und sind in der Kasse zu sehen.

  • Übersichten und Statistiken

    Das System zeigt verschiedene Übersichten, d. h. neu angelegte Buchungen, stornierte Buchungen, unbezahlte Kurse, unausgenutzte Ersatzstunden, realisierte Stunden der Trainer u. a. In der Kassenübersicht finden Sie dann eine komplete Tageseinnahme aller bezahlten Buchungen, verkauften Dauerkarten und Waren. Alle Übersichte können in eine XLS-Datei exportiert werden.

  • Abrechnung für Kursleiter

    Das System iSport bietet eine übersichtliche Abrechnung von erfolgten Stunden einzelner Trainers an. Sie haben dann die Möglichkeit, diese Übersichte in XLS-Format zu exportieren. Falls die Abrechnung für Sie ungenügend wäre, bereiten wir Ihnen eine maßgeschneiderte Abrechnung nach Ihren Berechnungen vor.

  • Benutzerdatenbank

    Registrierte Benutzer können sich eigene Buchungen und Dauerkarten / Guthaben ansehen und Buchungsstornierungen durchführen. Die Buchungsstornierung richtet sich nach den Stornobedingungen, die Sie im System selbst einstellen können. Man kann die angemeldeten Benutzer in Gruppen teilen. Jede Gruppe kann unterschiedliche Bedingungen für Buchungen und unterschiedliche Preise bekommen. Z. B. Klubsteilnehmer bekommen günstigere Preise, bzw. eine höhere Anzahl von angebotenen zukünftigen Reservierungen.

  • Mitgliedschaft im Fitnessstudio

    Sie können einen Mitgliedschaftseinkauf und eine Gültigkeitsdauer der Mitgliedschaft in Evidenz halten. Die Mitglieder haben gewöhnlich günstigere Preise oder Vorzugsrecht auf Buchungen.

  • Geburtstage

    Bereiten Sie sich eine E-Mail mit Geburtstagswunsch vor! Das Buchungssystem iSport sorgt dafür, dass der Wunschzettel dem Kunden am Geburtstag übermittelt wird. Darüber hinaus kann der Wunsch sogar mit einem Geburtstagsgutschein und Ermäßigung für Ihr Sportzentrum verbunden werden.

  • EU-Datenschutzverordnung (EU-DSGVO)

    Die Benutzer machen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten vertraut und können die Zustimmung mit dem Newsletter-Versand geben. Das System hält diese Zustimmung in Evidenz auch mit der Angabe, von wem und wann die Zustimmung gegeben wurde.

  • Evidenz von Zusatzdienstleistungen

    Es können für einzelne Sportarten und Aktivitäten noch die sogenannten Zusatzdienstleistungen (Angaben), bzw. Parameter eingestellt werden. Z. B. Verleih von Tennisrakette und Bällen für Tennis, Auswahl von Sportarten für eine Sporthalle, ein konkreter Massage-Typ für eine Massage.

  • Verbindung verschiedener Aktivitäten in einer Multifunktionshalle

    Wenn Sie über eine Merhzwecksporthalle verfügen, in deren man sowohl den ganzen Raum als auch einen Teil (z. B. eine Hälfte) im Zusammenhang mit dem Sportart nutzen kann, haben Sie hier die Möglichkeit, das Betreiben mehrerer Sportarten in der Halle zu verbinden und so die Nutzung des Raums zu verknüpfen. Wenn jemand eine Hälfte der Halle, z. B. für Badminton bucht, wird der ganze Raum automatisch besetzt und die ganze Halle nicht mehr buchbar. Es funktioniert ja auch umgekehrt: wenn die ganze Halle gebucht wird, werden die beiden Hälfte der Halle als besetzt angezeigt.

  • Dauerkarten

    Im Reservierungssystem können Dauerkarten für unterschiedliche Sportarten angelegt und verwaltet werden. Es kann bei jeder Dauerkarte eine Gültigkeit eingestellt werden. Wenn das Gültigkeitsende der Dauerkarte sich nähert, versendet das System an Benutzer einen Hinweis. 
    Bei einer Reservierung kommt es zum automatischen Abzug des Wertes von der Dauerkarte. Wenn der Benutzer eine Buchung storniert, wird ihm der Wert von Reservierung zurückgegeben. Alle Bewegungen auf der Dauerkarte sind im Archiv gespeichert, das sowohl die Bedienung als auch der Benutzer einsehen können. Die Dauerkarte ist jederzeit online mit Zahlungskarte, über Banküberweisung oder bar an der Rezeption zu kaufen.

  • Unterstützte Typen der Dauerkarten

    Das System bietet die Evidenz von vier Haupttypen der Dauerkarten an:

    Guthaben – es wird immer eine Summe für die Buchung abgezogen. Die Benutzer erhöhen/laden das Guthaben auf.
    Eintrittsdauerkarten – werden meistens für Gruppenaktivitäten verwendet. Es wird immer ein Eintritt für einen Besuch/eine Buchung abgezogen.
    Zeitlich begrenzte Dauerkarten – werden für die Sportarten benutzt, für die der Zeitraum/die Dauer der Buchung wichtig ist. Das System zieht diesen Zeitraum aus der Dauerkarte ab.
    Unbegrenzte Dauerkarten – Die Benutzer buchen bis zum Gültigkeitsende der Dauerkarte unbegrenzt.

  • Online-Zahlungen und automatische Zuordnung der Zahlungen

    Das System bietet entweder Online-Zahlungen über Zahlungstore PayPal, ThePay, GoPay oder per Banküberweisung anzunehmen. Wenn der Betreiber ein Bankkonto in Fio Bank anlegt, kann man die angenommenen Zahlungen automatisch zuordnen.

  • Rechnungsstellung

    Die Rechnungen werden auf Grund der angenommenen Zahlungen für Dauerkarten, Guthaben oder Buchungen ausgestellt. Die Rechnungen sind in PDF-Format zu herunterladen.

  • Rechte der Verwaltung und Bedienung

    Es können verschiedene Berechtigungen für die Bedienung des Systems oder für Trainers eingestellt werden. Grundsätzlich gibt es zwei Haupttypen von Systembedienung
    Verwaltung – volle Berechtigung
    Service – begrenzte Berechtigung für einen täglichen Betrieb und Service für Kunden

  • Zusenden von E-Mails und SMS

    Die Bedienung kann Benutzern jederzeit eine E-Mail oder SMS vesenden, bspw. bei der Änderung eines Termins oder beim Ausfall einer Stunde.
    Das System schickt auch automatisch SMS und E-Mails, und zwar in folgenden Fällen: 
    - freigewordener Platz für eine Ersatzperson beim Training,
    - Stornierung einer Stunde wegen Nichterreichen der Mindestteilnehmeranzahl,
    - Hinweis auf die sich näherende Reservierung.
    Die Texte, die per E-Mail und SMS versandt werden, können Sie selbst anpassen.

  • Langfristige und regelmäßige Buchungen oder Veranstaltungen

    Können bei Ihnen regelmäßige, sich über das ganze Jahr wiederholende Veranstaltungen gebucht werden? Führen Sie jeden Samstag Wettkämpfe durch? Dann ist für Sie die Möglichkeit der Sammelreservierungen geeignet. Wählen Sie einen Zeitraum, eine Uhrzeit und einen Wochentag aus und lassen Sie das System iSport z. B. eine Buchung für ein ganzes Jahr im Voraus generieren. Das funktioniert auch umgekehrt: Möchten Sie diese Buchungen nicht mehr im System haben, können Sie sie alle auf einmal löschen.

  • Preisniveaus

    Diese Funktion kommt allen Betreibern entgegen, die unterschiedliche Preise für VIP-Kunden und Sportklub-Mitglieder einstellen möchten. Dem Nutzer werden nach der Anmeldung im Buchungssystem die Preise angezeigt, die ihm vom Betreiber zugeordnet wurden.

  • Unentschuldigte Absenzen

    Wenn ein Benutzer unentschuldigt nicht zur Stunde kommt, kann diese Reservierung als "Kunde kam nicht" bezeichnet werden. Das Reservierungssystem führt ein Verzeichnis unentschuldigter Absetzen, und wenn der Benutzer eine weitere Reservierung macht, wird die Bedienung auf die vorherigen unentschuldigten Absetzen hingewiesen. Bei einer größeren Anzahl an Absetzen kann der Benutzer automatisch blockiert werden.

  • Newsletter (bzw. Sammel-E-Mail)

    Es geht um ein gutes Hilfsmittel zur Ankündigung verschiedener Aktionen und Neuigkeiten im Sportzentrum. Der Betreiber kann Sammel-E-Mails an alle Kunden oder an ausgewählte Kunden versenden. Den E-Mails können Anhänge beigefügt werden. Die E-Mail selbst wird grafisch mit dem Logo des Sportzentrums verarbeitet. Die Empfänger können sich jederzeit aus dem E-Mail-Abonnement abmelden.
    Wenn Sie für den Versand des Newsletters MailChimp benutzen, wird das System Ihnen die Datenbank von Kontakten automatisch aktualisieren.

  • Zufriedenheitsfragebogen

    Die Zufriedenheitsfragebogen sind von Betreibern der Gruppenaktivitäten häufig genutzt, um die Benutzer nach dem Feedback zu fragen. Diese Möglichkeit leistet dem Betreiber den Dienst, einen Link auf Zufriedensheitsfragebogen mit voreingestellten Fragen an Benutzer per E-Mail zu schicken. Es ist auch möglich, mehrere Fragebogen in demselben Zeitraum zu nutzen. Der Betreiber schaut sich die Ergebnisse aller Fragebogen in der Verwaltung einschließlich der Statistik und der Übersicht aller einzelnen Antworten an.

  • Anzeige und Rückbestätigung neuer Buchungen

    Das System kann in zwei Modi arbeiten: ohne Buchungsbestätigung – jede neue Buchung wird der Bedienung angezeigt und als genehmigt betrachtet, oder mit Buchungsbestätigung oder E-Mail – jede neue Buchung muss zunächst von der Bedienung bestätigt werden.
    Bei der Buchungsbestätigung handelt es sich um eine automatisch an den Kunden versendete Bestätigungs-E-Mail. Sollten Sie als Betreiber die Buchung aus irgendeinem Grund ablehnen, versendet das System an den Kunden eine E-Mail, in der Sie den Grund für die Ablehnung angeben können.

  • Last-Minute-Rabatte

    Ist die Kapazität Ihrer Einrichtung nicht voll ausgelastet, so ist für Sie das Modul Last-Minute-Rabatt von Vorteil. Sie können unkompliziert im System einen Last-Minute-Preis eingeben und festlegen, wann und unter welchen Bedingungen diese Spezialpreise aktiviert werden sollen.

  • Bezeichnung von Ereignissen, Turnieren, Veranstaltungen

    Diese Funktion können Sie nur bei individuellen Reservierungen (Bowling, Tennis...) nutzen. Sie legen so viele Ereignisse an, wie Sie brauchen, und ordnen diesen eine Farbe, ggf. auch ein Symbol zu. Wir unterscheiden drei Arten von Ereignissen:
    - Veranstaltung mit Buchungsmöglichkeit – diese können vom Nutzer gebucht werden,
    - Veranstaltung ohne Buchungsmöglichkeit – für diese ist keine Buchung möglich (z. B. geschlossene Wettkämpfe, Wartungsmaßnahmen u. Ä.),
    - Veranstaltung mit ausschließlichen Rechten – diese Veranstaltung kann nur von bestimmten Nutzern gebucht werden (z. B. Mitgliedern eines Sportklubs).

  • Einladung weiterer Spieler

    Tennisspieler können weitere Spieler aus dem Klub oder auch Gäste einladen. Die Namen der eingeladenen Teilnehmer sind in der Buchung anzugeben. Die eingeladenen Spieler bekommen daraufhin eine E-Mail mit der Einladung einschließlich einer Buchungsbestätigung zugeschickt.

  • Hohe Variabilität und graphische Anpassung

    Das Reservierungssystem bereiten wir immer in den Farben und dem Design Ihres Webs vor. Die Zeiteinheit im Schema kann auf Stunden, halbe Stunden, dreiviertel Stunden usw. eingestellt werden. Das System iSport kann auch mit beliebigen Zeitinterwallen arbeiten. In der Verwaltung des Systems finden Sie Dutzende von Einstellungen. Wir helfen Ihnen gern bei der optimalen Anpassung des Reservierungssystems an Ihre Sportstätte.

Systemmöglichkeiten

Beispiele der Verwaltung im Reservierugssystem iSport

Über unser Buchungssystem

Buchungssystem optimiert für Handys und Tablets

Die Buchungssoftware bietet vielfältige Möglichkeiten der Verwaltung und Evidenz von Buchungen nicht nur für eine breite Gruppe verschiedener Sportarten, Gruppenaktivitäten, sondern auch unsportliche Aktivitäten.

Das System bietet auch verschiedene Möglichkeiten der Einstellung und dazu bleibt es übersichtlich und intuitiv. Die Verwaltung des Systems ist einfach und positive Kundenreferenzen beweisen es.

Das Buchungssystem wird ständig entwickelt und erweitert. Wir bereiten jährlich über 80 Verbesserungen und neue Funktionen vor. Alle unseren Kunden haben die Aktualisierungen und neue Versionen kostenlos zur Verfügung, und damit wird das System niemals alt.

Seit 10 Jahren
auf dem Markt

400+
Kunden

200 000
Buchungen pro Monat

80+
Verbesserungen jährlich