Die wichtigsten Systemeigenschaften und Funktionen

Keine Installationen auf Ihrem PC

Das Reservierungssystem iSport ist eine Internetanwendung, für deren Nutzung Sie lediglich einen Internetanschluss benötigen.

Leichte, intuitive Bedienoberfläche

Das System iSport ist auf die kleinstmögliche Anzahl an Klicks optimiert, so dass Sie alles Nötige sofort bei der Hand haben. Jede beliebig große Buchung – z.B. für einen ganzen Tag – ist mit wenigen Mausklicks erledigt.

Gruppenkursreservierung

Es handelt sich um Aktivitäten in Gruppen, die immer in einer im Voraus festgestellten Zeit verlaufen und wo ein Trainer ständig anwesend ist (Joga, Fitness, Pole dance…). Jede Aktivität kann eine beliebige Anzahl von Plätzen oder Plätzen auf der Warteliste haben. Wenn ein Platz frei wird, schickt das System an den ersten Angemeldeten aus der Warteliste automatisch eine SMS mit der Meldung, dass es einen freien Platz gibt.
Das Reservierungssystem achtet auf eine minimale Kapazität. Wenn die Mindestteilnehmeranzahl nicht erreicht wird, verschickt das System an alle angemeldeten Benutzer und an den Trainer die SMS oder die E-Mail mit der Meldung, dass die Aktivität aufgrund der niedrigen Teilnahme abgesagt wird.  
Heutzutage können sogenannte Kurse im System angelegt werden. Die Kurse verlaufen immer regelmäßig, z. B. wöchentlich. Die Benutzer melden sich für den ganzen Kurs, z. B. für 10 Einheiten in einem einzigen Schritt. Wenn sie sich später von nur einer Einheit abmelden wollen, können dann dafür eine Ersatzstunde bekommen, die sie auch wieder im Rahmen eines anderen Kurses oder einer einmaligen Einheit buchen können. 
Im Falle der Kinderkurse geben die Benutzer noch den Kindernamen, bzw. mehrere Kindernamen an. Es können auch andere Angaben von Benutzern verlangt werden, wie beispielsweise das Kinderalter u. a.

Registrierte Benutzer

Im Unterschied zu einfachen, nicht registrierten Nutzern können registrierte Nutzer ihre Buchungen einsehen und, sofern Sie dies zulassen, Buchungen stornieren.
Registrierte Nutzer sind darüber hinaus in Gruppen unterteilbar, für die jeweils eine maximale Anzahl an Buchungen und eine maximale Dauer für jede einzelne Buchung festgelegt werden kann.

Buchungsparameter

Einzelne Sportarten und Aktivitäten können auch andere ergänzende Dienstleistungen (Angaben), bzw. Parameter eingestellt haben. Es handelt sich zum Beispiel um die weiter erwähnten Dienstleistungen – Verleih von Tennisraketten und Bällen für Tennis, Auswahl von Sportarten für eine Sporthalle, ein konkreter Massage-Typ für eine Massage, Auswahl von Sportgeräten für Aktivitäten. Im Falle der Workshops kann man auf dieser Weise Essen und Trinken bestellen.

Verbindung verschiedener Aktivitäten in einer Sporthalle

Wenn Sie über eine Mehrzwecksporthalle verfügen, in deren man sowohl den ganzen Raum als auch einen Teil (z. B. eine Hälfte) im Zusammenhang mit dem Sportart nutzen kann, haben Sie hier die Möglichkeit, das Betreiben mehrerer Sportarten in der Halle zu verbinden und so die Nutzung des Raums zu verknüpfen. Wenn jemand eine Hälfte der Halle, z. B. für Badminton bucht, wird der ganze Raum automatisch besetzt und nicht mehr die ganze Halle buchbar. Es funktioniert ja auch umgekehrt: wenn die ganze Halle gebucht wird, werden die beiden Hälften der Halle als besetzt angezeigt.

Dauerkarten

Für registrierte Benutzer sind im Reservierungssystem Dauerkarten vorbereitet. Im System können mehrere Dauerkarten für unterschiedliche Übungen verwaltet werden. Bei jeder Dauerkarte können ihre Gültigkeit ab dem Kauf oder z.B. die Laufzeit bei saisonalen Dauerkarten eingestellt werden. Wenn sich das Gültigkeitsende der Dauerkarte nähert, sendet das System dem Benutzer einen Hinweis. 
Bei einer Reservierung kommt es zum automatischen Abzug des Werts von der Dauerkarte. Wenn der Benutzer die Reservierung storniert, wird ihm der Wert der Reservierung zurückgegeben. Alle Bewegungen auf der Dauerkarte sind im Archiv gespeichert, das sowohl die Bedienung als auch der Benutzer einsehen können. Die Dauerkarte ist jederzeit online mit Zahlungskarte, über Banküberweisung oder bar an der Rezeption zu kaufen.

Kreditsystem

Das System ermöglicht, ein Kreditkonto für die Benutzer zu führen. Für jede erfolgte Reservierung wird ein bestimmtes Guthaben abgezogen. Das Guthaben kann jederzeit online mithilfe der Zahlungskarte, per Banküberweisung oder bar erhöht werden. Die Benutzer und auch die Bedienung des Systems haben den Überblick über alle Einzahlungen und Bewegungen auf dem Konto.

Zahlungsmöglichkeiten

Das System bietet an, entweder Online-Bezahlung von Benutzern über PayPal und Stripe oder bar an der Rezeption anzunehmen.

Zusenden von E-Mails und SMS

Die Bedienung kann den Benutzern jederzeit eine E-Mail oder SMS senden, bspw. bei der Änderung eines Termins oder bei Ausfall einer Stunde. Das System schickt auch automatisch SMS und E-Mails, und zwar in folgenden Fällen: 

  • Freigewordener Platz für eine Ersatzperson beim Training
  • Stornierung einer Stunde wegen Nichterreichen der Mindestteilnehmerzahl
  • Hinweis auf den sich näherenden Reservierungstermin

Die Texte, die per E-Mail und SMS versandt werden, können Sie selbst anpassen.

Langfristige und regelmäßige Buchungen oder Veranstaltungen

Können bei Ihnen regelmäßige, sich über das ganze Jahr wiederholende Veranstaltungen gebucht werden? Führen Sie jeden Samstag Wettkämpfe durch? Dann ist für Sie die Möglichkeit der Sammelreservierungen geeignet. Wählen Sie einen Zeitraum, eine Uhrzeit und einen Wochentag aus und lassen Sie das System iSport z.B. eine Buchung für ein ganzes Jahr im Voraus generieren. Das funktioniert auch umgekehrt: Möchten Sie diese Buchungen nicht mehr im System haben, können Sie sie alle auf einmal löschen.

Preisniveaus

Diese Funktion kommt allen Betreibern entgegen, die unterschiedliche Preise für VIP-Kunden und Sportklub-Mitglieder einstellen möchten.
Die Preiseingabe ist übersichtlich gestaltet, sodass der Betreiber die Preise unkompliziert um den eingegebenen Betrag oder Prozentsatz senken oder erhöhen kann. Dem Nutzer werden nach der Anmeldung im Buchungssystem die Preise angezeigt, die ihm vom Betreiber zugeordnet wurden. Das System ermöglicht Dutzende verschiedener Einstellungen. Wir beraten Sie gern, wie das System optimal auf Ihren Bedarf eingestellt werden kann.

Unentschuldigte Absenzen

Wenn ein Benutzer unentschuldigt nicht zur Stunde kommt, kann diese Reservierung als „Kunde kam nicht“ bezeichnet werden. Das Reservierungssystem führt ein Verzeichnis unentschuldigter Absenzen, und wenn der Benutzer eine weitere Reservierung macht, wird die Bedienung auf die vorherigen unentschuldigten Absenzen hingewiesen. Bei einer größeren Anzahl an Absenzen kann der Benutzer automatisch blockiert werden.

Newsletter und Sammel-E-Mails

…sind ein gutes Hilfsmittel zur Ankündigung verschiedener Aktionen und Neuigkeiten im Sportzentrum. Der Betreiber kann Sammel-E-Mails an Kunden versenden und dabei auswählen, an welche Nutzergruppen die Mails gesendet werden sollen. Den E-Mails können Anhänge beigefügt werden. Die Mail selbst wird grafisch verarbeitet und dem Kunden mit dem Logo des Sportzentrums zugesendet. Die Empfänger können sich jederzeit aus dem E-Mail-Abonnement abmelden.
Wenn Sie für den Versand des Newsletters MailChimp benutzen, wird das System Ihnen die Datenbank von Kontakten automatisch aktualisieren.

Anzeige und Bestätigung neuer Buchungen durch den Betreiber

Das System iSport kann in zwei Modi arbeiten:

  • ohne Buchungsbestätigung – jede neue Buchung wird dem Betreiber angezeigt und als genehmigt betrachtet
  • mit Buchungsbestätigung per E-Mail – jede neue Buchung muss zunächst vom Betreiber bestätigt werden

Bei der Buchungsbestätigung handelt es um eine automatisch an den Kunden versendete Bestätigungs-E-Mail. Sollten Sie als Betreiber die Buchung aus irgendeinem Grund ablehnen, versendet das System an den Kunden eine E-Mail, in der Sie den Grund für die Ablehnung angeben können.

Last-Minute-Rabatte

Ist die Kapazität Ihrer Einrichtung nicht voll ausgelastet, so ist für Sie das Modul Last-Minute-Rabatt von Vorteil. Sie können unkompliziert im System einen Last-Minute-Preis eingeben und festlegen, wann und unter welchen Bedingungen diese Spezialpreise aktiviert werden sollen.

Statistiken und Reporte

Das Buchungssystem zeigt in Form von Tabellen und Grafen Statistiken für beliebige Zeiträume an. Darüber hinaus werden täglich Übersichten über die Ausschöpfung der auf den Dauerkarten befindlichen Guthaben wie auch über die erfolgten und gelöschten Buchungen erstellt. Die Abrechnungen für die Trainer bereiten wir genau passend für Ihr Zentrum vor. Alle Übersichte sind in XLS-Datei verfügbar, wenn Sie sie exportieren.

Bezeichnung von Ereignissen, Turnieren, Veranstaltungen

Diese Funktion können Sie nur bei individuellen Reservierungen (Bowling, Tennis…) nutzen. Sie legen so viele Ereignisse an, wie Sie brauchen, und ordnen diesen eine Farbe, ggf. auch ein Symbol zu. Wir unterscheiden drei Arten von Ereignissen:

  • Veranstaltungen mit Buchungsmöglichkeit – diese können vom Nutzer gebucht werden
  • Veranstaltungen ohne Buchungsmöglichkeit – für diese ist keine Buchung möglich (z.B. geschlossene Wettkämpfe, Wartungsmaßnahmen u.Ä.)
  • Veranstaltungen mit ausschließlichen Rechten – diese Veranstaltungen können nur von bestimmten Nutzern gebucht werden (z.B. Mitgliedern eines Sportklubs)

Einladung weiterer Spieler

Tennisspieler können weitere Spieler aus dem Klub oder auch Gäste einladen. Die Namen der eingeladenen Teilnehmer sind in der Buchung anzugeben. Die eingeladenen Spieler bekommen daraufhin eine E-Mail mit der Einladung einschließlich einer Buchungsbestätigung zugeschickt.

Höhe Variabilität und graphische Anpassung der Optik des Systems

Das Reservierungssystem bereiten wir immer in den Farben und dem Design Ihres Webs vor. Die Zeiteinheit im Schema kann auf Stunden, halbe Stunden, dreiviertel Stunden usw. eingestellt werden. Das System iSport kann auch mit beliebigen Zeitintervallen arbeiten. In der Verwaltung des Systems finden Sie Dutzende von Einstellungen. Wir helfen Ihnen gern bei der optimalen Anpassung des Reservierungssystems an Ihre Sportstätte.

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Das Reservierungssystem iSport ist responsiv, das heißt, das es sich den kleineren Handy- und Tablet-Displays automatisch anpasst. Die vorherige selbstständige Mobilversion für Gruppenaktivitäten ist mit einer neueren universell responsiven Version ersetzt. Sie steht für alle Reservierungstypen zur... mehr lesen

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